業務引き継ぎのポイント
転職するということはもちろん今の職場を離れるということ。もちろんあなたが携わっていた業務は他の人に引き継いでいく必要がありますし、培ってきたノウハウも必要な限り共有して退職に臨むことが求められてきます。ここではそんな業務引き継ぎに関してのポイントを挙げてみたいと思います。後任者や今まで共に仕事をしてきた仲間たちにできるだけ負担のかからないように引き継ぎを行いましょう。
引き継ぎの準備を行うのは転職を決意したときからが理想です。もちろん日々きちんと業務や資料を整理しておくのは大事なのですが日々の業務に追われるとどうしても滞りがちなものです。日常的に使う資料を整理したり、情報が古くなってしまっているものは修正したり、複雑なものは業務の流れがわかりやすいよう資料を作成したり…日頃の業務量にもよりますが、責任ある多くの仕事を任されている人ほどこの作業は時間を要します。
実際上司に退職する旨を伝え、退職時期が決まったらいよいよ本格的な引き継ぎのスタートです。後任者や業務を引き継ぐ相手と引き継ぎのスケジュールをたてましょう。お互い時間が取れなくて資料の受け渡しのみなんて事態は避けたいものです。仕事によって1日の流れ、1週間の流れ、1か月の流れなどが存在しますので最低1週間は一緒に行動する時間を持ちたいもの。その為にも余裕を持って退職を願い出る必要があります。
引き継ぎはもちろんお互い確認しながら行いますが、できるだけ行いたいのが引き継ぎ事項の文書化です。資料が多い業務ならこういった場合はこれをチェックする、などのフローが作成されていればその後の簡単なマニュアルとしても継続して活用することができますし、業務に携わっている人ならだれが見ても分かるようにしておけば緊急時に備えることができます。営業のようにお客様あっての仕事なら、取引先の方の情報を補足として残しておけば後任者も少し安心して動く事ができますし、お客様にも煩わしい思いをさせてしまうことを防げます。
新人さんを投入しようとしているならなおさらこの作業に力を入れましょう。感覚で覚える部分もたくさんあるのですが、導いてくれるものがあるのとないのでは全く後に残される人の心持ちは変わってきます。自分がしっかりこなしてきたことをこれからも継続して取り組んでもらえるように、納得いく形で仕事を終えられるようにやってみましょう。
